Đảng - đoàn thể

Triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2015 tại Ủy ban Kiểm tra Quận ủy
Ngày đăng 04/12/2018 | 14:25  | Lượt xem: 6695

Thực hiện Kế hoạch số 138-KH/QU ngày 16/4/2018 của Quận ủy về xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 trong hoạt động của Quận ủy Long Biên năm 2018. UBKT Quận ủy đã  đăng ký thực hiện 03 quy trình chung cấp quận theo tiêu chuẩn ISO gồm: Kiểm tra tổ chức đảng cấp dưới thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát; kiểm tra tổ chức đảng cấp dưới thực hiện nhiệm vụ thi hành kỷ luật đảng và kiểm tra tài chính đảng của cấp ủy cấp dưới.

 Ủy ban Kiểm tra Quận ủy đã tập trung triển khai Kế hoạch, quyết tâm thực hiện với mục tiêu:

1. Áp dụng chuẩn hóa ISO đối với 03 quy trình đã đăng ký năm 2018; hướng tới áp dụng chuẩn hóa ISO đối với toàn bộ các quy trình đã ban hành bắt đầu từ năm 2019.

2. Rà soát, sắp xếp lại toàn bộ hệ thống văn bản đi, đến, tài liệu chuyên môn của UBKT Quận ủy từ năm 2015 đến nay.

Để thực hiện có hiệu quả mục tiêu trên, UBKT đã chỉ đạo, tổ chức thực hiện với các nhiệm vụ, giải pháp cụ thể là:

Chỉ đạo áp dụng chặt chẽ các quy trình đã xây dựng, các cuộc kiểm tra, giám sát đều được cụ thể hóa theo quy trình, có tiến độ thực hiện từng công việc, phân công rõ trách nhiệm cho cán bộ công chức tham gia đoàn. Ngoài ra, đối với các cuộc kiểm tra, giám sát khác của UBKT Quận ủy tuy chưa bắt buộc áp dụng quy trình ISO song UBKT Quận ủy vẫn chỉ đạo thư ký đoàn cụ thể lịch làm việc, phân công trách nhiệm cho thành viên nhằm từng bước chuẩn hóa, hướng tới việc áp dụng quy trình theo ISO trong năm 2019. Việc thực hiện công việc theo quy trình ISO đã giúp các cuộc kiểm tra, giám sát đảm bảo được tiến độ thời gian, gắn và nâng cao trách nhiệm từng cán bộ, công chức, qua đó nâng cao chất lượng các cuộc kiểm tra, giám sát đồng thời giúp lãnh đạo Ban tăng cường hiệu quả kiểm soát, đánh giá cán bộ công chức của cơ quan.

Phân công cán bộ phụ trách ISO phối hợp với cán bộ văn phòng ban hệ thống lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, từ đó chia nhỏ thành nhiệm vụ cho từng chuyên viên để tham mưu thống nhất việc quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo tính khoa học, ngăn nắp, chặt chẽ, dễ tra cứu khai thác, dễ quản lý và đảm bảo tính mỹ quan trong cơ quan, theo trình tự sau:

Thứ nhất: Thống nhất danh mục các hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ theo quy định.

Thứ hai: Cán bộ văn phòng ban tham mưu phân loại các tủ lưu, chia thành 02 nhóm: Hồ sơ công tác văn phòng và hồ sơ nghiệp vụ; phối hợp với cán bộ phụ trách các lĩnh vực thống nhất phương pháp lưu trữ, chuẩn nhãn dán, mã hồ sơ, mẫu mục lục từng loại hồ sơ, tài liệu. Nhãn dán, mẫu mục lục sau khi chuẩn hóa được đóng quyển, lưu trữ để sử dụng lâu dài.

Thứ ba: Sau khi thống nhất được các loại hồ sơ cần lưu trữ, chuẩn nhãn dán, mục lục thì triển khai đến từng bộ phận theo lĩnh vực được phân công phụ trách để lập mục lục, đánh tên, gắn mã số cho các cặp, hộp, file ... hồ sơ lưu.

Thứ tư: Thống nhất quy định trong nội bộ việc tra cứu, sử dụng, sắp xếp và quản lý hồ sơ. Theo đó, tất cả hồ sơ, tài liệu được đưa về quản lý theo 02 nhóm gồm: Hồ sơ công tác văn phòng và hồ sơ nghiệp vụ. Mọi việc khai thác sử dụng phải được thông qua cán bộ được phân công quản lý hồ sơ; thực hiện việc mở sổ theo dõi, cho mượn tài liệu để đảm bảo quản lý được chặt chẽ, tránh thất lạc.

Với quyết tâm thực hiện, vừa phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn theo kế hoạch, cán bộ, công chức cơ quan UBKT Quận ủy vẫn dành thời gian, sắp xếp công việc để đảm bảo việc lưu trữ được thực hiện theo lộ trình đề ra. Đến nay, toàn bộ hồ sơ các lĩnh vực chuyên môn gồm: kiểm tra, giám sát, giải quyết tố cáo, giải quyết khiếu nại kỷ luật Đảng, thi hành kỷ luật, đình chỉ sinh hoạt Đảng; hồ sơ công văn đi, đến, thi đua khen thưởng, đánh giá cán bộ công chức,.. từ đầu nhiệm kỳ 2015 đến nay đều được rà soát, sắp xếp lại theo đúng quy định về lưu trữ, từng hồ sơ được gắn mã số, gắn tên; việc sắp xếp được chia theo các kệ lưu, tủ lưu; hệ thống tủ được đánh số thứ tự; có chỉ dẫn bên trong, bên ngoài; việc tra cứu được thực hiện thông qua mã hóa hồ sơ; hệ thống sổ sách theo dõi nghiệp vụ được rà soát, thống nhất. Chuẩn hóa lưu trữ tạo sự khoa học trong cách thức thực hiện, tạo thuận lợi cho khai thác sử dụng, hơn nữa nó tạo sự thống nhất trong công tác lưu trữ tại UBKT Quận ủy, kể cả khi có thay đổi nhân sự hoặc điều chỉnh phân công nhiệm vụ trong nội bộ đơn vị vẫn có thể tiếp cận và khai thác dễ dàng.

Với những việc làm trên, trong buổi đánh giá kết quả xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ngày 30/11/2018, UBKT Quận ủy đã được các chuyên gia của đơn vị tư vấn quản lý chất lượng đánh giá cao những kết quả đạt được nhất là việc triển khai kế hoạch, xác định lộ trình thực hiện, kết quả thực hiện các quy trình đã ban hành, tính khoa học, bài bản trong sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

Tiếp tục thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2015 thời gian tới, UBKT Quận ủy sẽ tập trung thực hiện những nội dung sau:

1. Thực hiện triệt để mục tiêu chất lượng đề ra trong năm 2018, nâng cao chất lượng công tác tham mưu của cán bộ, công chức từ đó nâng cao chất lượng hoạt động của UBKT Quận ủy.

2. Thực hiện chặt chẽ theo các quy trình đã ban hành, năm 2019 tiếp tục ISO hóa các quy trình mới, hướng tới 100% nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật của Đảng bộ quận Long Biên được cụ thể hóa bằng quy trình ISO.

3. Rà soát, sắp xếp, hệ thống lại toàn bộ tài liệu lưu trữ trên các máy tính tại đơn vị đảm bảo tính khoa học, ngăn nắp, dễ tra cứu khai thác, dễ quản lý.

4. Bám sát kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng, định kỳ tự đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu đã đề ra; kịp thời nắm bắt, điều chỉnh các nội dung mới cho phù hợp với thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2015 đúng như chỉ đạo của Quận ủy, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị./.